Mentorat pour les Stagiaires – Assistante à la Représentation

Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) est en train de mettre en œuvre le 9e programme de Coopération BURUNDI-UNFPA couvrant la période 2024-2027. Ce programme peut être consulté sur le site https://burundi.unfpa.org.

Ce programme vise à améliorer la qualité des soins et des services de santé reproductive, à renforcer les mécanismes nationaux et les capacités des institutions et des acteurs pour lutter contre les normes sociales et de genre discriminatoires, à renforcer les compétences et les capacités des jeunes ainsi qu’à améliorer la production et l’utilisation des données pour appuyer la planification nationale. Cela va permettre l’accélération vers l’atteinte des trois résultats transformateurs de l’UNFPA.
Depuis 2024, UNFPA-Burundi a lancé un « Programme de stage Tremplin du Savoir Professionnel » pour les jeunes. En vue d’offrir aux stagiaires un paquet complet d’encadrement dans le cadre de leur plan de carrière professionnelle, des séances d’immersion au Système des Nations Unies, y compris le programme des Volontaires des Nations Unies, sont prévues. Pour tirer pleinement profit de l’offre UNV, des volontaires en ligne conseillers en orientation professionnelle sont recrutés pour les accompagner. C’est ainsi qu’il est prévu de recruter un mentor pour les stagiaires affecté(e)s à la Représentation de UNFPA-Burundi.

Les principales tâches du mentor consistent à aider le/la stagiaire à se familiariser avec le travail de l’UNFPA Burundi de façon générale et, en particulier, dans les domaines de l’assistance à la Représentation, notamment :
- Assister l’Assistant/e Personnel/le du Représentant dans les tâches liées à la bureautique et au secrétariat en maîtrisant toutes les règles, directives, processus et procédures appropriés de l’UNFPA et en respectant les normes de confidentialité ;
- Appuyer l’organisation et le maintien du système d’archivage de la Représentation (physique et électronique) ;
- Appuyer la gestion de l’agenda du Représentant, la gestion des rendez-vous et rencontres ainsi que la préparation des comptes rendus des réunions ;
- Appuyer la planification des déplacements en coordination avec le Senior Driver ;
- Appuyer la préparation des documents de base pour les rendez-vous, rencontres et missions du Représentant Résident ;
- Appuyer la préparation des correspondances, directives et commentaires du Représentant Résident pour sa signature et assurer le suivi nécessaire ;
- Appuyer la préparation des missions du Représentant Résident (réservation des billets d’avion et d’hôtel) ;
- Appuyer l’organisation des journées commémoratives liées au mandat de l’UNFPA ;
- Appuyer la réalisation des tâches bureautiques (impression, numérisation et photocopie) ;
- Assurer la réception, le classement et l’archivage des documents ;
- Appuyer la communication interne et externe de la Représentation (courriers, e-mails, diffusion d’informations) ;
- Contribuer à la rédaction de notes, rapports ou comptes rendus de réunions ;
- Apporter un appui dans d’autres domaines d’intervention selon les besoins.