Assistant(e) administratif(ve)

• Intitulé de la fonction: Assistant(e) administratif(ve)
• Référence: NOC-AT-2026-FGII/1149
• Lieu d'affectation: Brétigny-sur-Orge
• Le/la candidat(e) retenu(e) doit résider soit au lieu d’affectation soit suffisamment à proximité de celui-ci pour lui permettre d’exercer ses fonctions de manière satisfaisante. Le hub d’innovation devrait déménager dans le parc d’innovation de Paris-Saclay vers 2028.
• Informations sur la vie à Brétigny-sur-Orge
• Nature du concours: Concours interne et externe
• Dispositions réglementaires applicables: Régime du Personnel Contractuel à EUROCONTROL
• Groupe de fonctions: Groupe de fonctions II
• Niveaux d'emploi: 4-7 - Consulter les simulations salariales pour le grade de base
• Emploi type: Commis
• Nombre de postes à pourvoir: 1
• Durée de l’engagement: 3 An(s) - une prolongation ou une conversion du contrat est possible sous certaines conditions. Pour plus de précisions, veuillez vous référer à la rubrique « Informations utiles ».
• Habilitation de sécurité: Procédure d'habilitation peut être requise selon les politiques de sécurité EUROCONTROL applicables
• Direction/Service: ATD/INO/COE - Service "Centre d'expertise"
• Modalités de travail: EUROCONTROL applique un modèle de travail hybride qui combine présence sur site et possibilités de travail à distance. Le télétravail est soumis à des limites spécifiques définies par la réglementation interne et doit être en adéquation avec les besoins du service ainsi qu'approuvé par la/le supérieur(e) hiérarchique. Veuillez noter que le télétravail à temps plein n’est pas autorisé.
• Date de publication du concours: 16/07/2026
• Date de clôture du concours: 03/09/2026 (23:59 heure de Bruxelles)
• Liste de réserve: D'application - Voir les détails dans la section "Informations utiles"

Remarque : L’emploi du genre masculin dans le présent document couvre tous les genres et a pour but d’alléger le texte et d’en faciliter la lecture.

Votre équipe

Au sein de la La Direction "Transformation de l'Aviation", le hub d’innovation d’EUROCONTROL (EIH) mène des activités de recherche, d’innovation et de simulation dans le but de contribuer à rendre l’aviation européenne plus performante, plus sûre et plus durable, créant ainsi des passerelles entre la R-D et les activités opérationnelles. L’EIH se consacre également aux nouvelles technologies émergentes ainsi qu’au déploiement des drones et des systèmes de mobilité aérienne en milieu urbain.

En tant qu’assistant(e) pour les questions administratives, vous serez amené(e) à effectuer un large éventail de tâches de secrétariat et d’assistance administrative.

Votre rôle

Votre rôle consistera à:

• fournir des services de secrétariat ainsi qu’un appui administratif, ce qui englobe entre autres tâches la gestion des agendas, le filtrage des appels, la gestion des fournitures de bureau, l’assistance sur les questions opérationnelles (par exemple, sur les questions liées aux missions, aux ressources humaines, ou aux services informatiques), ainsi que la préparation des départs et des mutations des membres du personnel, mais aussi des changements de bureaux ;
• assurer un suivi proactif de la correspondance, des réponses en souffrance et des activités de courrier officiel telles que l’expédition et la réception de mémos et de lettres, et traiter les demandes administratives officielles ;
• fournir un appui aux processus internes de gestion du personnel liés à l’enregistrement des horaires de travail, ce qui englobe le télétravail, les missions, les congés, les absences et les dossiers administratifs connexes ;
• traiter les demandes de mission dans l’outil financier et gérer les processus de gestion des dépenses associés, en veillant au respect des règles applicables et à un traitement dans les délais ;
• fournir un appui administratif et logistique pour l’arrivée et l’intégration des nouvelles recrues, notamment par la présentation des outils de l’Agence, la préparation des bureaux, l’introduction des demandes d’accès informatique et un accompagnement général dans le processus d’intégration ;
• préparer les documents nécessaires aux réunions d’équipe (recueillir des informations, préparer des dossiers et des exposés, prendre des notes, assurer le suivi des mesures prises, etc.) ;
• contribuer à la communication des questions importantes au management et au personnel ;
• coordonner tous les aspects pratiques et logistiques nécessaires à la bonne organisation de réunions et d’évènements spéciaux ;
• réaliser des tâches de secrétariat et fournir une aide administrative pour des projets/programmes particuliers, en tant que de besoin ;
• élaborer, tenir à jour et moderniser les systèmes d’archivage, et tenir à jour les bases de données correspondantes, en tant que de besoin ;
• exécuter toute autre tâche conforme à l’objet principal de l’emploi.

Diplômes, expérience & compétences requis

• Les personnes postulant à ce poste doivent satisfaire à l’un des critères ci-après en matière de formation et d’expérience professionnelle :
  • études secondaires sanctionnées par un diplôme donnant accès à l’enseignement supérieur, suivies d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins trois ans. Une formation en secrétariat ou en gestion de bureau sera considérée comme un atout majeur ;
  • cycle complet d’études supérieures correspondant au niveau 5 du cadre européen des certifications (CEC), suivi d’une expérience professionnelle pertinente d’un an minimum dans une fonction administrative ou de secrétariat. Une formation en secrétariat ou en gestion de bureau sera considérée comme un atout majeur.
• Expérience de la gestion des processus administratifs (invitations à des réunions et gestion des agendas, par exemple).
• Expérience de l’appui aux réunions.
• Expérience des applications Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint et OneNote, par exemple).
• Aptitude à rédiger en anglais et en français.
• Une connaissance et/ou une expérience dans les domaines suivants constituerai(en)t un atout :
  • une expérience dans la préparation de missions et le traitement des notes de frais (réservations de vols et de chambres d’hôtel, par exemple) ;
  • une expérience dans l’utilisation des outils avancés de Microsoft 365 (par exemple, Copilot, Power BI et Power Automate) ;
  • une expérience acquise au sein d’un environnement international ;
  • la connaissance des aspects financiers de la gestion de projets.
• Planification et organisation : vous adoptez une approche organisée et méthodique.
• Souci de la qualité : vous fournissez un travail de qualité constante.
• Communication : vous savez comment exprimer les informations et les idées avec efficacité.
• Sens du service au client : vous savez comment répondre efficacement aux demandes des clients.
• Travail d’équipe : vous adoptez une approche collaborative.
• Respect de la confidentialité et sens de la discrétion.
• Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel.
• Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l’Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d’équipe).
• Les langues de travail de l’Agence sont le français et l’anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1 (utilisateur expérimenté) en anglais et le niveau B2 (utilisateur indépendant) en français.
  Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).

Informations utiles

• Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d'EUROCONTROL seront acceptées.
• La personne retenue pourrait être invitée à fournir des pièces justificatives démontrant qu’elle remplit les exigences minimales en matière de niveau d’enseignement. Le cas échéant, elle sera informée des pièces spécifiques demandées. Veuillez noter que tant que les éventuelles pièces justificatives requises n’auront pas été fournies et validées, aucune offre ne pourra être faite à une personne postulant en externe et aucune personne postulant en interne ne pourra être nommée.
• La personne retenue sera engagée conformément aux dispositions du Régime du Personnel Contractuel à EUROCONTROL.
• Conditions d’emploi en fonction du type d’engagement actuel :
  Personnel contractuel nommé pour une durée déterminée :
  • la durée de l’engagement actuel est conservée ;
  • la durée de l’engagement actuel se poursuit, les durées d’engagement n’étant pas cumulatives ;
  • la durée de l’engagement n’est donc pas réinitialisée lorsque la personne est retenue pour un nouveau poste, ce qui signifie que la durée restant à courir de l’engagement actuel à durée déterminée est toujours d’application ;
  • renouvellement(s) – le contrat peut être renouvelé plusieurs fois, mais sa durée totale, comprenant toutes les périodes de renouvellement, ne peut excéder neuf (9) ans ;
  • conversion – le contrat peut être converti en contrat à durée indéterminée lorsque l’ensemble des conditions suivantes sont réunies : le caractère durable du poste est confirmé, la personne a accompli au moins cinq années de service, ses performances sont satisfaisantes et la conversion est dans l’intérêt du service. La conversion n’est donc pas automatique.
  Personnel contractuel nommé pour une durée indéterminée :
  
  • la durée de l’engagement actuel est conservée ;
  Au terme de la période de 3 An(s) au poste pour lequel elle a été retenue :
  
  • si l’affectation au poste est prolongée, la personne continue d’occuper le poste en question, conformément aux dispositions applicables ;
  • si l’affectation au poste n’est pas prolongée et/ou s’il n’est pas confirmé que les fonctions exercées sont de nature durable, la personne est mutée vers un autre poste correspondant à ses anciens emploi-type, niveau d’emploi et groupe de fonctions.
• La personne retenue devra effectuer avec succès un stage probatoire de 9 (neuf) mois avant d’être titularisée dans ses fonctions.
• La personne retenue sera en principe engagée au grade de base des grades de l’emploi publié.
• Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.

• Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrières
• EUROCONTROL pratique une politique d'égalité des chances en matière d'emploi. Nous nous engageons en faveur de l'égalité des chances et la diversité. En cas d’ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d'accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.
• Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.